Il y a celles qui ont tout de suite pris le pli : réveil 7h, méditation 7h30, premier call client à 8h15, conversations slack en flux-tendu et brainstorms en visio-call calés entre les deux TED X de la to do list appelée “contenus inspirants à regarder”. Il y a celles pour qui c’est un peu plus difficile de gérer : premier call de la journée en direct du lit, brainstorms avec l’enfant qui fait des roulades en arrière plan, séance de travail repoussée à 21h car à 15h la productivité n’arrivait pas à être au rendez-vous. Et puis il y a sûrement la majorité, qui fluctue entre ces deux modes de vie. À S+5 du début du confinement, on est allés chercher des conseils auprès de Lauriane Carayon, head of customer success chez Klaxoon, pour celles qui travaillent désormais depuis chez elles. Que vous soyez tout à fait à l’aise ou complètement en roue libre depuis le début de la période de télétravail continu, on s’est dit qu’une mise au point faisait toujours du bien à mi-parcours du confinement. 

#1 L’aménagement de son espace de travail

“Ca à été répété et répété, on le martèle une dernière fois, promis : il est important de s’aménager un espace “bureau” au calme, en dehors de vos autres espaces de vie. Chez Klaxoon, la période est aussi dense en terme de charge de travail qu’avant. Nous avons donc fait le maximum pour que nos équipes soient au mieux chez elles, en leur prêtant des casques, des sièges de bureaux et des deuxièmes écrans. Il semble essentiel de créer un endroit fixe pour pouvoir être capable de travailler de la manière la plus efficace et la plus tranquille possible. On vous conseille au minimum une table (plutôt que de travailler avec l’ordinateur sur vos genoux), la chaise la plus confortable de votre appartement et un casque si jamais vous risquez d’être dérangée.” 

#2 L’importance du rituel 

“Mettre en place des rituels avec son équipe ou juste pour soi est une très bonne manière pour psychologiquement se mettre dans une phase de travail ainsi que de structurer sa journée. On a gardé des rituels qu’on avait avant, comme par exemple la réunion hebdomadaire, qui revient sur les objectifs, les inspirations et questions de chacun, et on a renouvelé certains formats. Nous avons deux rituels quotidiens : la matinale, de 8h45 à 9h15, qui nous permet de lancer la journée tous ensemble. On discute de choses informelles, on partage sur le confinement (une recette qu’on a fait, ou ce qu’on fera après le confinement), on finit sur le boulot mais ça nous permet de commencer la journée sous une bonne note. Le soir, on a un rituel par groupe, appelé “time to sign off”, qui propose 15 minutes de réunion focus 100% boulot, juste après 18h. C’est un peu la météo travail de chacun : quels sont les succès ou points négatifs de la journée, les informations à remonter, et comment on avance sur les objectifs de la semaine.”

#3 Savoir connecter et déconnecter 

“Le télétravail accentue la porosité entre les moments de travail et non-travail, ce qui peut avoir des impacts sur notre motivation et notre efficacité. D’où l’importance d’arriver à être 100% présent aux moments clefs et de savoir quitter, même virtuellement, l’espace de travail. Lors des réunions ou même lorsqu’on travaille à plusieurs sur un même projet, on se connecte en visio pour pouvoir s’interpeller facilement lorsqu’on a des questions, et être dans une ambiance de travail totale. À l’inverse, on s’octroie des vrais moments de pause dans la journée où on s’éloigne de notre espace de travail pendant 15 bonnes minutes.”

5/ Se faciliter la vie avec des bons outils de travail et de collaboration 

“On constate que l’obligation du télétravail oblige les entreprises à tester des nouvelles manières de travailler, et des nouveaux outils de travail. Avant, c’était des idées à mettre en place à moyen, voire long-terme - aujourd’hui, elles s’imposent et s’intègrent dans les usages de beaucoup d’employés. Avec le télétravail, le temps d’attention peut baisser très rapidement, et certaines réunions peuvent être trop longues et de moins en moins efficaces. C’est pourquoi chez Klaxoon, le Brainstorm est au coeur de nos interactions, car c’est un tableau blanc infini, un véritable espace d’expression dans lequel la parole est libérée, ça nous permet de collaborer et de partager des idées de manière très visuelle et organisée. Il nous semble néanmoins indispensable que le format de la réunion soit le moins chronophage possible. Nos outils permettent donc à toute l’équipe de s’exprimer et de garder une trace des informations : puisque toutes les données sont présentes sur le Brainstorm, le compte-rendu est de facto automatique, et les collaborateurs  peuvent récupérer n’importe quelle information et rebondir dessus à n’importe quel moment, même en dehors de l’horaire de réunion. Cela nous permet d’avancer de manière beaucoup plus efficace sur un projet à multiples points, par exemple.”

Lauriane Carayon est head of customer success chez Klaxoon, une entreprise qui révolutionne les réunions avec une gamme d'outils collaboratifs. Elle manage une équipe de 40 personnes qui aident au quotidien les clients de l’entreprise à transformer ses réunions et à trouver les usages les plus pertinents.