Mona

Comment gagner du temps

Comment gagner du temps

Parfois, on ne voit plus très bien comment tout faire rentrer dans aussi peu de temps. Alors on a réuni les conseils d'entrepreneurs hyper productifs pour bien gérer ses journées. Le but n'est pas de s'activer comme des débilos mais d'éviter de perdre du temps inutilement. Conseils rapides.

1/ Tout ce qui est répétitif doit être automatisé ou délégué.
On exploite notamment touuuus les outils à disposition sur notre ordi. Deux exemples :
=> Auto Text Expander : vous pré-enregistrez et associez à des abréviations ce que vous répétez souvent (ex : formules de politesse, demandes de RV, coordonnées personnelles, etc.) Tout un mail peut surgir en 3 petites lettres. Des an-nées économisées.
=> Les outils 1Password ou Dashlane remplissent comme par magie les 900 formulaires et demandes de mots de passe qui nous font perdre du temps chaque jour. Il faut juste éviter d'égarer le password de 1Password :)

2/ On dit non
Ne dites oui qu'aux propositions dont vous pourrez réellement bien vous occuper. Sinon, vous risquez de décevoir votre interlocuteur et il est beaucoup plus facile d'accepter un refus qu'une déception. L’idéal est de décliner en ouvrant toutefois une possibilité de conversation. Par exemple : « je ne peux pas participer à ce projet parce que je consacre tout mon temps à XXX mais si tu as une question précise ou besoin d’un contact, je serai ravie de te répondre. » En résumé « non mais bisous).

2 bis/ Pour les free-lances, ce n'est pas parce qu'on est indépendante qu'on a forcément 2h de pause dej ou 5 min pour aller à la Poste. Donc on s’autorise à dire non pour un service ou écourter un déjeuner si c’est une journée chargée. Ca veut dire se dire non à soi aussi parfois.

3/ La règle des deux minutes
Tout ce qui prend moins de deux minutes doit être fait immédiatement. Ce sera forcément plus long de l'écrire sur votre to-do, y repenser plus tard et le faire vraiment. C'est une des règles d'or de David Allen, l'auteur du best-seller « Getting things done » et une des celles qui sauvent nos journées.
Bienfait collatéral, votre esprit se libère : « une tâche non achevée prend beaucoup plus de place dans votre cerveau qu'une tâche achevée ». C'est l'effet Zeigarnik. Ouais.  

4/ Trouvez votre pic de concentration
Certaines sont des machines de guerre à 7h30 du mat. Pour d’autres c’est plutôt en fin de matinée ou au milieu de l’après-midi. On essaie donc de construire autant que possible sa journée en fonction de ses pics de concentration. On gagne un temps de dingue. 

5/ Choisissez vos réunions
Pour les réunions, n'acceptez que celles qui devraient être reprogrammées si vous étiez malade. C’est un bon critère de sélection. 

5 bis / Optimiser les réunions en appliquant la règle suivante : 
0 retard (tant pis vous commencez)
1 seul écran (donc on laisse de côté les ordis et téléphones)
2 pizzas (c’est à dire qu’il ne faut pas plus de gens autour de la table que de gens pour manger deux pizzas. En appétit Mona, ça veut dire 6 personnes grand maximum. A l’heure de la rédaction de cet article, on serait plutôt sur 2 personnes).
30 minutes de réunion (mais tout le monde arrive préparé).

Si vous voulez plus de tips, vous pouvez lire la bible de la productivité qu'est « La 25e heure » de G. Declair, B. Dinh et J. Dumont. 
On mettra à jour ce petit guide au fur et à mesure. Avec nos conseils, les vôtres et ceux des entrepreneurs qu’on rencontre.
A très vite !